SMART ATHENA CO., LTD

THÔNG BÁO QUAN TRỌNG

V/v: Tăng cường kiểm soát an toàn hàng hóa và tuân thủ quy định trong hoạt động Logistics, Khai báo Hải quan và C/O

IMPORTANT NOTICE

Subject: Strengthening Cargo Security and Compliance in Logistics, Customs Declaration and Certificate of Origin (C/O) Services

Kính gửi: Quý Khách hàng

Dear Valued Customers,

Nhằm tăng cường an toàn hàng hóa, hạn chế rủi ro trong quá trình vận chuyển quốc tế và đảm bảo việc thực hiện các thủ tục hải quan, xuất nhập khẩu và chứng nhận xuất xứ hàng hóa đúng quy định của pháp luật, Công ty TNHH Smart Athena kính đề nghị Quý Khách hàng phối hợp thực hiện các nội dung sau:

To enhance cargo security, minimize risks during international transportation, and ensure compliance with customs, import-export and certificate of origin (C/O) regulations, Smart Athena Co., Ltd. kindly requests your cooperation in implementing the following measures.

I. KIỂM SOÁT AN TOÀN HÀNG HÓA

I. CARGO SECURITY CONTROL

1. Kiểm tra container trước khi đóng hàng

1. Container Inspection Before Stuffing

Đề nghị kiểm tra kỹ số container, cửa container, khóa cửa, bản lề, sàn, vách và mái container trước khi đóng hàng. Nếu phát hiện dấu hiệu hư hỏng, cắt hàn, sửa chữa hoặc bất thường, vui lòng thông báo ngay cho Smart Athena.

Please inspect the container number, doors, locking system, hinges, floor, walls and roof before loading cargo. Any sign of damage, repair, cutting, welding or abnormal condition should be reported to Smart Athena immediately.

2. Kiểm đếm và lưu hồ sơ đóng hàng

2. Cargo Counting and Loading Records

Đề nghị kiểm đếm đầy đủ số lượng, chủng loại, trọng lượng và quy cách đóng gói trước khi đóng container.

Quý Khách hàng nên lưu giữ:

• Phiếu xuất kho
• Packing List
• Phiếu cân (nếu có)
• Hình ảnh và video đóng hàng

Customers are requested to verify cargo quantity, description, weight and packing condition before stuffing.

Please retain:

• Warehouse Delivery Note
• Packing List
• Weighing Slip (if applicable)
• Photos and videos of the loading process.

3. Ghi hình quá trình đóng hàng

3. Photo and Video Recording

Đề nghị ghi hình hoặc chụp ảnh toàn bộ quá trình đóng hàng, số container, số chì niêm phong và container sau khi hoàn tất đóng hàng.

Please record the entire loading process, including container number, seal number and completed container condition.

4. Kiểm soát niêm phong

4. Container Sealing

Đối với container sử dụng chì hãng hoặc chì điện tử, đề nghị Quý Khách hàng hoặc nhân sự được chỉ định trực tiếp thực hiện việc niêm phong và kiểm tra chì được khóa đúng kỹ thuật.

For containers using carrier seals or electronic seals, the seal should be applied directly by the Customer or an authorized warehouse representative. Please ensure the seal is properly locked.

5. Kiểm soát trọng lượng

5. Weight Verification

Khi điều kiện thực tế cho phép, Smart Athena sẽ phối hợp cân container trước khi hạ cảng nhằm tăng cường kiểm soát và đối chiếu trọng lượng khai báo.

Where operationally feasible, Smart Athena will arrange container weighing before port gate-in to enhance cargo control and verify declared weight.

6. Kiểm tra tại cảng đến

6. Inspection at Destination

Đề nghị Người nhận hàng kiểm tra số chì, ghi hình toàn bộ quá trình mở container và cân hàng (nếu có điều kiện).

Nếu phát hiện bất thường, vui lòng lập biên bản hiện trường và thông báo ngay cho Smart Athena.

The Consignee is requested to verify the seal number, record the container opening process and weigh the cargo whenever possible.

Any discrepancy should be documented immediately and reported to Smart Athena.

II. TRÁCH NHIỆM CỦA KHÁCH HÀNG

II. CUSTOMER'S RESPONSIBILITIES

Quý Khách hàng có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, chính xác và trung thực các thông tin, chứng từ liên quan đến hàng hóa, bao gồm nhưng không giới hạn:

Customers are responsible for providing complete, accurate and truthful information and supporting documents, including but not limited to:

• Tên hàng hóa / Product description
• Thành phần, chất liệu / Composition and material
• Công dụng / Intended use
• Thông số kỹ thuật / Technical specifications
• Quy cách / Specifications
• Mã HS (nếu có) / HS Code (if available)
• Xuất xứ / Country of origin
• Trị giá giao dịch thực tế / Actual transaction value
• Invoice
• Packing List
• Catalogue
• Tài liệu kỹ thuật / Technical documents
• Các chứng từ khác theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

Quý Khách hàng chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác và hợp pháp của các thông tin và chứng từ đã cung cấp.

The Customer shall bear full legal responsibility for the accuracy, authenticity and legality of all information and documents provided.

III. NGUYÊN TẮC KHAI BÁO HẢI QUAN

III. CUSTOMS DECLARATION PRINCIPLES

Smart Athena thực hiện khai báo hải quan dựa trên thông tin và chứng từ do Quý Khách hàng cung cấp.

Smart Athena performs customs declaration based solely on the information and documents provided by the Customer.

Smart Athena luôn tư vấn doanh nghiệp khai báo đúng quy định của pháp luật về:

Smart Athena always advises customers to declare in accordance with applicable laws regarding:

• Bản chất hàng hóa / Nature of goods
• Mã HS / HS Classification
• Trị giá giao dịch / Customs value
• Xuất xứ hàng hóa / Origin
• Chính sách quản lý / Regulatory requirements
• Thuế và ưu đãi thuế / Duties and preferential tariffs

IV. CAM KẾT TUÂN THỦ

IV. COMPLIANCE POLICY

Smart Athena không thực hiện, không hỗ trợ hoặc không tư vấn các hành vi:

Smart Athena does not provide, support or advise any activities involving:

• Khai sai tên hàng hóa.
• Misdeclaration of goods.
• Khai sai mã HS nhằm hưởng thuế suất thấp hơn.
• Incorrect HS classification for tax reduction purposes.
• Khai sai trị giá nhằm giảm số thuế phải nộp.
• Under-declaration of customs value.
• Khai sai xuất xứ để hưởng ưu đãi thuế không đúng quy định.
• False declaration of origin to obtain preferential tariff treatment.
• Làm giả hoặc sử dụng chứng từ không hợp pháp.
• Forged or fraudulent documents.
• Gian lận thương mại hoặc các hành vi vi phạm pháp luật về hải quan.
• Customs fraud or any violation of customs regulations.

V. GIỚI HẠN TRÁCH NHIỆM

V. LIMITATION OF LIABILITY

Smart Athena là đơn vị cung cấp dịch vụ Logistics, Khai báo Hải quan và hỗ trợ xin cấp C/O; không phải là chủ sở hữu, người bán, người mua hoặc nhà sản xuất hàng hóa.

Smart Athena is a logistics service provider, customs broker and C/O support service provider. Smart Athena is neither the owner, seller, buyer nor manufacturer of the goods.

Smart Athena không chịu trách nhiệm đối với các khoản truy thu thuế, xử phạt hành chính, lưu kho, lưu bãi, lưu container hoặc các chi phí phát sinh khác nếu nguyên nhân xuất phát từ việc Quý Khách hàng cung cấp thông tin hoặc chứng từ không chính xác, không đầy đủ hoặc không trung thực.

Smart Athena shall not be liable for any additional duties, taxes, penalties, storage charges, demurrage, detention or other losses arising from inaccurate, incomplete or misleading information and documents provided by the Customer.

VI. QUYỀN TỪ CHỐI CUNG CẤP DỊCH VỤ

VI. RIGHT TO REFUSE SERVICE

Smart Athena có quyền từ chối hoặc tạm ngừng cung cấp dịch vụ nếu phát hiện dấu hiệu vi phạm pháp luật, gian lận thương mại, gian lận xuất xứ, khai báo sai hoặc hồ sơ không hợp lệ.

Smart Athena reserves the right to refuse or suspend services if any indication of legal violations, customs fraud, false declarations, origin fraud or invalid documentation is identified.

Smart Athena rất mong nhận được sự phối hợp của Quý Khách hàng để cùng đảm bảo an toàn hàng hóa, tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng.

Smart Athena sincerely appreciates your cooperation in ensuring cargo security, legal compliance and an efficient supply chain.

Trân trọng cảm ơn!

Yours sincerely,

CÔNG TY TNHH SMART ATHENA

SMART ATHENA CO., LTD.